Documento jurídico

Contrato de Tratamento de Dados Pessoais

Versão 2.3 · 2026-09-08

Anexo ao Contrato de Prestação de Serviços da VittaMIND

Versão 2.3, de 08/09/2026. Aplicável às contratações que aceitarem esta versão a partir de sua publicação.

Este acordo de tratamento de dados, denominado DPA, integra o Contrato de Prestação de Serviços. O aceite é dado pelo profissional contratante ou representante autorizado da clínica e registrado com a versão correspondente. O aceite individual dos Termos de Uso não substitui esse ato. Em conflito sobre tratamento de dados por conta da clínica, prevalece o DPA, respeitadas as normas obrigatórias e os direitos dos titulares.

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1. Partes

OPERADORA: VITTAMIND LTDA, inscrita no CNPJ sob o nº 61.435.489/0001-19, com sede em Avenida Prefeito Milton Penido, 155, apartamento 302, Belvedere, CEP 35.680-345, Itaúna, Minas Gerais, que atua no mercado sob a marca VittaMIND, doravante "VittaMIND".

CONTROLADORA: a pessoa física ou jurídica que contrata a Plataforma, qualificada no ato da contratação, doravante "Contratante". Quando a Contratante for pessoa física, entende-se o profissional de saúde que exerce a atividade em nome próprio; quando pessoa jurídica, a clínica, o consultório ou a sociedade médica.

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2. Definições

Os termos "dado pessoal", "dado pessoal sensível", "titular", "tratamento", "controlador", "operador", "encarregado", "eliminação", "uso compartilhado de dados" e "autoridade nacional" têm o significado que lhes atribui o artigo 5º da Lei nº 13.709/2018 (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais, "LGPD").

"Plataforma" é o sistema de gestão clínica fornecido pela VittaMIND, incluindo os módulos contratados.

"Dados da Contratante" são todos os dados pessoais tratados pela VittaMIND por conta da Contratante em razão do uso da Plataforma.

"Suboperador" é o terceiro contratado pela VittaMIND que trate Dados da Contratante em nome dela.

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3. Papéis das partes

3.1. A Contratante é a controladora dos Dados da Contratante. Cabe a ela decidir sobre as finalidades e os meios essenciais do tratamento, definir a base legal de cada operação, e responder perante os titulares e a autoridade nacional por essas decisões.

3.2. A VittaMIND é operadora. Trata os Dados da Contratante exclusivamente em nome da Contratante e conforme as instruções documentadas dela, nos termos do artigo 39 da LGPD.

3.3. A VittaMIND atua como controladora das operações próprias de cadastro comercial, cobrança, relacionamento e segurança de suas contas, conforme o Aviso de Privacidade. A administração da equipe pela clínica continua sendo decisão da Contratante. O acesso a conteúdo clínico para suporte solicitado é tratamento por conta da clínica, limitado à tarefa, e permanece sujeito a este DPA.

3.4. O papel de cada parte decorre da operação efetiva, e não apenas da denominação contratual. A VittaMIND não está autorizada a reutilizar conteúdo clínico para publicidade, análise de mercado, desenvolvimento de modelos ou outras finalidades próprias incompatíveis com a prestação. Eventual conservação por obrigação legal própria exige fundamento, necessidade e acesso restrito, sem reutilização ordinária do conteúdo.

3.5. A Contratante reconhece que é profissional de saúde ou serviço de saúde e que sobre ela recaem, além da LGPD, o sigilo profissional do artigo 154 do Código Penal, o Código de Ética Médica e as resoluções do Conselho Federal de Medicina aplicáveis a prontuário e a telemedicina.

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4. Objeto do tratamento

4.1. A descrição das operações de tratamento, com natureza, finalidade, duração, categorias de dados e categorias de titulares, consta do Anexo I.

4.2. As instruções documentadas da Contratante são: (a) este Contrato e seus anexos; (b) o Contrato de Prestação de Serviços e os Termos de Uso, no âmbito de cada instrumento; (c) as configurações que a Contratante define na Plataforma, inclusive quais módulos contrata, quais usuários cadastra, com que papel, e se mantém ou não ativo o processamento por inteligência artificial; e (d) instruções escritas adicionais que a Contratante venha a enviar e que a VittaMIND aceite por escrito.

4.3. A VittaMIND informará a Contratante, sem demora, se entender que uma instrução recebida viola a LGPD ou outra norma de proteção de dados, e poderá suspender a execução dessa instrução até o esclarecimento.

4.4. A VittaMIND não tratará os Dados da Contratante fora das instruções, salvo para cumprir obrigação legal ou regulatória a que esteja sujeita, hipótese em que informará previamente a Contratante, salvo se a própria norma proibir a informação.

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5. Bases legais e responsabilidade da Contratante

5.1. Cabe à Contratante determinar e documentar a base legal de cada operação que solicita como controladora. Essa atribuição não afasta os deveres próprios da VittaMIND nem autoriza executar instrução manifestamente ilícita.

5.2. As partes registram o seguinte entendimento, que não substitui a análise da Contratante em cada caso:

a) o tratamento indispensável à finalidade assistencial pode apoiar-se no artigo 11, inciso II, alínea "f" da LGPD quando realizado no âmbito de procedimento de profissionais ou serviços de saúde e atendidos os requisitos dessa hipótese. Esse fundamento não é autorização genérica para toda gravação, ferramenta de IA, compartilhamento ou finalidade secundária. A Contratante deve avaliar cada operação, informar o titular e obter consentimento ou outra autorização quando exigidos, inclusive pelas regras profissionais aplicáveis;

b) ações comerciais e de relacionamento exigem avaliação própria da finalidade, da necessidade e das categorias de dados. Legítimo interesse não fundamenta tratamento de dados sensíveis. Quando necessário consentimento para dados de saúde, ele deve ser específico e destacado. Não se presume autorização para usar diagnóstico ou prontuário em campanhas comerciais;

c) quando a operação depender de consentimento, a Contratante deve colher, registrar e comprovar sua manifestação válida e permitir revogação, sem prejuízo das hipóteses legais de conservação;

d) no tratamento de crianças e adolescentes, a Contratante deve observar o melhor interesse, a base legal e a participação dos responsáveis quando exigida. O acesso do responsável aos dados depende de verificação de identidade, representação e das normas assistenciais aplicáveis.

5.3. A Contratante declara que os dados que insere na Plataforma foram obtidos licitamente e que dispõe de base legal para o tratamento que solicita.

5.4. A Contratante é responsável por manter atualizado o seu registro de operações de tratamento (artigo 37 da LGPD) e, quando cabível, o relatório de impacto (artigo 38). A VittaMIND fornecerá as informações técnicas necessárias para essa elaboração, conforme a cláusula 11.

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6. Confidencialidade e pessoal autorizado

6.1. A VittaMIND manterá sigilo sobre os Dados da Contratante, inclusive após o término deste Contrato, por prazo indeterminado.

6.2. O acesso aos Dados da Contratante pelo pessoal da VittaMIND é restrito ao estritamente necessário para operar a Plataforma, prestar suporte técnico solicitado e cumprir obrigação legal. Toda pessoa com acesso está submetida a obrigação de confidencialidade de eficácia equivalente à desta cláusula.

6.3. A VittaMIND não acessa o conteúdo de prontuário para fins comerciais, analíticos ou de suporte não solicitado. A VittaMIND deve documentar o motivo, o responsável e o alcance dos acessos administrativos a conteúdo clínico, inclusive os necessários à manutenção e à resposta a incidentes. Não se declara que toda operação direta de infraestrutura seja coberta pela trilha da interface.

6.4. A Contratante reconhece que a administração de usuários dentro do seu espaço na Plataforma é responsabilidade dela: cabe à Contratante conceder, revisar e revogar acessos dos seus profissionais e da sua equipe, e responder pelo uso que eles fizerem.

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7. Segurança da informação

7.1. A VittaMIND adota as medidas técnicas e administrativas descritas no Anexo II, aptas a proteger os Dados da Contratante de acessos não autorizados e de situações acidentais ou ilícitas de destruição, perda, alteração, comunicação ou difusão, nos termos dos artigos 46 a 49 da LGPD.

7.2. As medidas do Anexo II podem ser atualizadas ao longo do tempo. A VittaMIND não reduzirá o nível geral de segurança durante a vigência deste Contrato.

7.3. A Contratante reconhece que parte relevante da segurança depende dela: guarda das credenciais, escolha de senhas, revogação tempestiva de acesso de pessoas desligadas, e cuidado no compartilhamento de links de documentos gerados pela Plataforma.

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8. Suboperadores

8.1. A Contratante autoriza de forma geral a VittaMIND a contratar suboperadores para a execução dos serviços.

8.2. O Anexo III identifica infraestrutura, fornecedores e integrações, distinguindo o tratamento por conta da clínica, operações próprias e rotas condicionadas à habilitação. A relação aplicável a cada clínica corresponde aos recursos efetivamente contratados e habilitados.

8.3. A VittaMIND comunicará a inclusão ou a substituição de suboperador com antecedência mínima de 30 (trinta) dias, por e-mail ao endereço de contato da Contratante e por aviso dentro da Plataforma. A Contratante poderá se opor motivadamente dentro desse prazo. Não havendo solução, a Contratante poderá rescindir o contrato sem multa, com direito à exportação dos dados na forma da cláusula 13.

8.4. Antes de autorizar tratamento por um suboperador, a VittaMIND deverá verificar sua aptidão e estabelecer instrumento que cubra instruções, finalidade, sigilo, segurança, incidentes, assistência, devolução ou eliminação e transferências internacionais. A seleção de um terceiro não afasta as obrigações da VittaMIND perante a Contratante. Este DPA não é prova de que um fornecedor externo aderiu a ele ou assinou instrumento específico com a VittaMIND.

8.5. O processamento externo de conteúdo clínico por IA somente poderá ser habilitado mediante serviço que admita o caso de uso contratado e tratamento de dados compatível com este DPA. A VittaMIND deverá manter desativado o uso desse conteúdo para treinamento de modelos gerais pelo provedor e verificar retenção, exclusão, segurança e transferência. Se o fornecedor deixar de atendê-las, a VittaMIND deverá interromper o fluxo incompatível, informar a clínica e tratar a continuidade do recurso conforme o contrato, sem migrar silenciosamente os dados a outro serviço.

8.6. A autorização geral para suboperadores não é consentimento do paciente, autorização para nova finalidade ou mecanismo autônomo de transferência internacional. A Contratante poderá solicitar informações sobre a documentação aplicável, com resguardo de segredos legítimos e sem acesso a dados de outras clínicas.

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9. Transferência internacional

9.1. A Contratante está ciente dos destinos descritos no Anexo III. Transferências devem atender aos artigos 33 a 36 da LGPD e à regulamentação da ANPD. O aceite deste DPA, por si só, não supre o mecanismo legal exigido nem equivale ao consentimento específico do titular para transferência.

9.2. A hospedagem principal da Plataforma, incluindo o banco de dados de prontuário, ocorre na República da Finlândia, Estado-membro da União Europeia. A cópia de segurança é armazenada nos Estados Unidos da América. Quando habilitado sob condições compatíveis, o processamento por inteligência artificial utiliza infraestrutura internacional dos provedores, inclusive nos Estados Unidos da América, conforme o serviço e os termos aplicáveis.

9.3. Nas transferências abrangidas pela decisão de adequação relativa à União Europeia, aplica-se o mecanismo reconhecido pela Resolução CD/ANPD nº 32/2026, dentro de seu alcance. Para outros destinos ou transferências posteriores não abrangidas, a VittaMIND deverá documentar o mecanismo admitido pela legislação brasileira antes do fluxo. A adoção de cláusulas estrangeiras não equivale automaticamente à adoção ou ao reconhecimento de cláusulas brasileiras.

9.4. A VittaMIND disponibilizará à Contratante, mediante solicitação, a comprovação do instrumento de transferência aplicável a cada suboperador.

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10. Direitos dos titulares

10.1. Pedidos relativos ao acervo assistencial devem ser tratados pela Contratante. Se recebê-los diretamente, a VittaMIND confirmará o recebimento e os encaminhará à clínica sem demora, em até 2 (dois) dias úteis, ou antes quando necessário ao prazo legal aplicável. Não entregará registros a pessoa não verificada. Pedidos referentes às operações próprias da VittaMIND serão atendidos por ela, conforme o Aviso de Privacidade.

10.2. A VittaMIND auxiliará a Contratante a atender os direitos do artigo 18 da LGPD, por meio dos recursos disponíveis de consulta, correção e exportação e de atendimento técnico para operações que exijam intervenção, inclusive eliminação. Não se presume um comando de exclusão total automática do acervo.

10.3. As partes registram que o prontuário médico está sujeito a guarda obrigatória pela regulamentação do Conselho Federal de Medicina e que, nessa medida, o pedido de eliminação formulado por paciente encontra a ressalva do artigo 16, inciso I da LGPD, cumprimento de obrigação legal ou regulatória. A decisão sobre o que reter e o que eliminar, e a fundamentação da recusa parcial, competem à Contratante.

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11. Prestação de contas e auditoria

11.1. A VittaMIND disponibilizará à Contratante as informações necessárias para demonstrar o cumprimento deste Contrato, inclusive a descrição atualizada das medidas de segurança e a lista de suboperadores.

11.2. A Contratante poderá auditar o cumprimento deste Contrato uma vez por ano, mediante aviso prévio de 30 dias, em horário comercial, sem interrupção da operação e sem acesso a dados de outras clínicas. Auditoria adicional cabe após incidente de segurança que afete a Contratante ou por determinação de autoridade.

11.3. A auditoria pode ser satisfeita pela apresentação de relatório técnico, laudo de terceiro independente ou certificação equivalente, quando existentes.

11.4. A Plataforma mantém trilhas de auditoria nas operações clínicas abrangidas por esse recurso, com identificação de usuário, registro, ação e momento. A VittaMIND deverá fornecer os registros pertinentes à Contratante pelos recursos disponíveis ou por solicitação, resguardando dados de outras clínicas e a segurança da infraestrutura.

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12. Incidente de segurança

12.1. A VittaMIND comunicará à Contratante qualquer incidente de segurança que possa acarretar risco ou dano relevante aos titulares sem demora injustificada e, no máximo, em 24 (vinte e quatro) horas contadas do conhecimento do incidente.

12.2. A comunicação conterá, na medida do que se souber no momento: a descrição da natureza do incidente, as categorias e o número aproximado de titulares e de registros afetados, as consequências prováveis, as medidas adotadas ou propostas, e o contato para mais informações. Informação indisponível no primeiro aviso será complementada em seguida, sem aguardar a apuração completa.

12.3. A comunicação à autoridade nacional e aos titulares é dever da Contratante, na qualidade de controladora, observados o prazo e o conteúdo da Resolução CD/ANPD nº 15, de 2024. A VittaMIND prestará todo o apoio técnico necessário e não fará comunicação pública sobre incidente que afete a Contratante sem alinhamento prévio, salvo dever legal próprio.

12.4. A VittaMIND preservará evidências e registro dos incidentes, do impacto, das decisões e das medidas de contenção e correção, pelos prazos legais aplicáveis. A contagem do prazo de aviso à clínica não depende da conclusão da investigação ou de atribuição definitiva de culpa.

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13. Término, devolução e eliminação

13.1. Encerrado o contrato, por qualquer motivo, a Contratante poderá exportar os Dados da Contratante em formato estruturado e de uso comum, durante 30 (trinta) dias contados do encerramento. Os recursos de exportação disponíveis permanecem acessíveis; conteúdo não abrangido deverá ser entregue por meio seguro, mediante solicitação dentro desse período. A VittaMIND verificará a identidade e a representação e combinará o formato de entrega, preservando arquivos originais quando disponíveis.

13.2. Após o período de exportação, a VittaMIND deverá eliminar os Dados da Contratante das bases ativas em até 30 (trinta) dias, ressalvadas as hipóteses documentadas da cláusula 13.3. Essa obrigação será executada por procedimento controlado, podendo envolver intervenção técnica; não se promete expurgo automático. Um pedido tempestivo de entrega ainda não concluído por motivo imputável à VittaMIND impede eliminar o respectivo conteúdo até a conclusão da entrega e a concessão de prazo razoável para sua conferência. As cópias de segurança seguem o ciclo do Anexo II.

13.2.1. A eliminação dentro das cópias de segurança não é seletiva: elas são cifradas e rotativas, e uma clínica não pode ser removida de um instantâneo já produzido. Até a expiração natural do ciclo, os dados permanecem cifrados e restritos à recuperação de desastre e à conservação juridicamente fundamentada, sem retorno ao uso ordinário de registros cuja eliminação foi determinada, e são eliminados com o expurgo da cópia. A declaração da cláusula 13.4 atesta a eliminação das bases ativas e esclarece esse ponto.

13.3. A VittaMIND conservará os dados estritamente necessários ao cumprimento de obrigação legal ou regulatória própria, e ao exercício regular de direitos em processo, na forma do artigo 16 da LGPD, mantendo-os bloqueados para qualquer outra finalidade.

13.4. Mediante solicitação, a VittaMIND fornecerá declaração com a data e o escopo da eliminação, os dados excepcionalmente conservados e o fundamento dessa conservação, bem como os ciclos residuais de backup. Uma restauração exige reaplicar restrições e eliminações antes de devolver o conteúdo ao uso ordinário.

13.5. A Contratante é a responsável por preservar, fora da Plataforma, os registros sujeitos a guarda obrigatória, em especial o prontuário. A continuidade da guarda assistencial após os prazos de entrega e eliminação deve ser providenciada pela Contratante. Isso não exonera a VittaMIND de perda, entrega incompleta ou eliminação indevida que lhe seja imputável.

13.6. Nenhum valor devido retém dado. A Plataforma pode ser contratada com compromisso mensal ou anual. Eventual multa por encerramento antecipado do compromisso anual segue o Contrato de Prestação de Serviços. Essa multa, mensalidade vencida, ou qualquer outro valor em aberto, não autorizam a VittaMIND a reter, bloquear, condicionar ou atrasar o acesso de leitura, a exportação ou a entrega dos Dados da Contratante, em especial do prontuário, dos documentos clínicos e dos termos assinados. A VittaMIND não exerce direito de retenção sobre esses dados, que não constituem garantia de dívida, e a cobrança se dá pelas vias próprias. A discussão sobre valores não suspende a entrega. Os prazos de eliminação devem respeitar o pedido tempestivo ainda não atendido e o período de proteção da cláusula 13.7.

13.7. Na suspensão por inadimplência, a Contratante mantém o acervo disponível para leitura e exportação, sem custo, por pelo menos 180 (cento e oitenta) dias contados da suspensão, por recursos acessíveis ou entrega segura solicitada ao suporte. As demais funcionalidades podem ser suspensas. Se o contrato for encerrado nesse intervalo, prevalece para a entrega o prazo que terminar por último entre os 180 dias e os 30 dias posteriores ao encerramento. O prazo de eliminação das bases ativas inicia-se depois desse período, observadas as exceções das cláusulas 13.2 e 13.3. A Contratante pode instruir eliminação anterior quando lícita e depois de confirmada a transferência da guarda.

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14. Responsabilidade

14.1. As partes respondem nos termos dos artigos 42 a 45 da LGPD.

14.2. A VittaMIND responde pelos danos que causar quando descumprir este Contrato ou as instruções lícitas da Contratante.

14.3. A Contratante responde pelas decisões que toma como controladora, em especial pela base legal, pela licitude da coleta, pelo conteúdo que insere na Plataforma e pela gestão dos acessos dos seus usuários.

14.4. A limitação de responsabilidade entre as partes é a da cláusula 11.3 do Contrato de Prestação de Serviços, com os afastamentos da cláusula 11.4 daquele instrumento, entre eles a violação do dever de sigilo e a transferência internacional irregular. Em nenhuma hipótese a limitação é oponível ao titular de dados ou à autoridade nacional, nem afasta a responsabilidade solidária do artigo 42, §1º da LGPD.

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15. Canal de privacidade e encarregado

15.1. O canal de privacidade da VittaMIND é privacidade@plataformavittamind.com, para dúvidas, direitos, cooperação e comunicação de incidentes. O atendimento por esse canal não depende da conclusão de discussão sobre a designação de encarregado. Quando exigida a indicação, a VittaMIND deverá manter publicamente disponíveis sua identidade e informações de contato, na forma da regulamentação aplicável.

15.2. A Contratante deve indicar o seu próprio encarregado ou canal de contato ao titular, conforme o artigo 41 da LGPD e a regulamentação sobre agentes de tratamento de pequeno porte.

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16. Vigência e disposições finais

16.1. Este Contrato vigora enquanto durar a prestação dos serviços e, quanto às obrigações de sigilo e de eliminação, após o seu término.

16.1.1. O plano possui compromisso mensal ou anual, conforme escolhido na contratação, sempre com cobranças mensais recorrentes. Prazo, valor, renovação, cancelamento, eventual multa do compromisso anual e direito de arrependimento são regidos pelo Contrato de Prestação de Serviços. Os efeitos do término sobre os dados seguem a cláusula 13 deste DPA.

16.1.2. O término, a rescisão ou a suspensão da prestação de serviços, por qualquer motivo e por qualquer das partes, não reduz nem suspende as obrigações de sigilo, de segurança, de comunicação de incidente e de eliminação previstas neste Contrato, que subsistem enquanto a VittaMIND ou seus suboperadores conservarem qualquer Dado da Contratante.

16.2. A VittaMIND poderá atualizar este Contrato para adequá-lo a alteração legislativa ou regulatória, ou a mudança nos serviços, comunicando a Contratante com 30 (trinta) dias de antecedência. Alterações que reduzam direitos ou ampliem materialmente o tratamento exigem o aceite expresso previsto no contrato comercial. A recusa permite rescisão sem multa e entrega dos dados. Medidas urgentes de segurança ou cumprimento de determinação legal podem exigir ação imediata, com informação tão logo possível, sem autorizar nova finalidade incompatível.

16.3. Aplica-se a lei brasileira. Fica eleito o foro do domicílio da Contratante, na mesma forma da cláusula 14.3 do Contrato de Prestação de Serviços. Preservam-se as regras de competência obrigatória e os direitos legalmente indisponíveis.

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ANEXO I. Descrição do tratamento

Natureza e finalidade: fornecimento de plataforma de gestão clínica, compreendendo registro e consulta de prontuário eletrônico, agendamento, faturamento e controle financeiro, prescrição, emissão de documentos clínicos e termos de consentimento, gestão de relacionamento com pacientes e leads, controle de estoque, comunicação interna, e, nos módulos contratados, processamento por inteligência artificial de conteúdo clínico e administrativo.

Duração: enquanto durar a prestação dos serviços, observada a cláusula 13.

Categorias de titulares:

• pacientes da Contratante;
• responsáveis legais de pacientes;
• profissionais e demais membros da equipe da Contratante;
• leads e interessados registrados pela Contratante.

Categorias de dados pessoais:

• identificação e contato: nome, CPF, data de nascimento, telefone, e-mail, endereço;
• dados de saúde (dado pessoal sensível): queixa, história, exame físico, sinais vitais, hipótese e diagnóstico, CID, conduta, prescrição, evolução, exames, anexos clínicos;
• áudio da consulta, quando a Contratante utiliza a transcrição (pode conter dados sensíveis de saúde; a gravação de voz não é aqui utilizada para identificação biométrica);
• assinatura eletrônica do paciente em termos de consentimento, com endereço IP e agente de usuário no momento da assinatura;
• dados financeiros do atendimento: valores, formas de pagamento, repasses;
• dados de agendamento e de relacionamento.

Operações realizadas: coleta, produção, recepção, classificação, utilização, acesso, reprodução, transmissão, distribuição, processamento, arquivamento, armazenamento, eliminação, avaliação, controle, comunicação, transferência e transferência internacional.

Uso de inteligência artificial: quando o recurso estiver habilitado e contratado em condições compatíveis, podem ser processados textos fornecidos para resumos e rascunhos, contexto assistencial e áudio para transcrição. A remoção de nome ou identificador não garante anonimização. A voz de acompanhantes e profissionais pode integrar o áudio, sem finalidade de reconhecimento biométrico neste serviço. Funções administrativas devem receber somente o necessário à tarefa; campos livres não devem conter dados de pacientes quando a função não os exigir.

A clínica deverá informar as pessoas envolvidas e obter a base legal e as autorizações exigíveis. Conteúdo gerado deve ser revisado por profissional habilitado antes de uso assistencial. A desativação do processamento clínico externo pode tornar a função indisponível ou limitada; não há promessa de equivalência de processamento local. Este DPA não habilita tecnicamente uma rota, não remove restrição de fornecedor e não é autorização genérica de pacientes.

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ANEXO II. Medidas de segurança

Isolamento entre clínicas. Cada clínica é um espaço lógico separado. Os bancos clínicos usam políticas de segurança em nível de linha (Row Level Security), aplicadas ao acesso normal da aplicação, e verificações de integridade. Funções de identidade e administração central têm controles próprios. Contas privilegiadas de infraestrutura exigem restrição e documentação de acesso; não se promete impossibilidade técnica de acesso por administrador.

Controle de acesso. Autenticação por e-mail e senha, com senha armazenada apenas como resumo criptográfico. Autorização por papel (médico, secretaria, gestor, administrador), com negação por padrão. Cada usuário tem vínculo próprio com o espaço da clínica.

Trilha de auditoria. Registro append-only de acesso a prontuário, pacientes, prescrição e documentos, com identificação do usuário, do registro acessado, da ação e do momento.

Criptografia. Tráfego cifrado em trânsito por TLS. Cópias de segurança cifradas com envelope de chave assimétrica RSA-4096 e cifra simétrica AES-256, com a chave privada mantida fora da infraestrutura de produção.

Cópias de segurança. Rotina diária automatizada, com verificação de integridade por tabela que interrompe e sinaliza falha se qualquer base for exportada vazia. Cópia enviada para armazenamento externo à infraestrutura principal. A VittaMIND deve verificar a execução das cópias e realizar ensaios periódicos de restauração, com registro do resultado. Este anexo não fixa tempo máximo de recuperação ou perda máxima de dados não contratados expressamente.

Dados no dispositivo. Sessões, preferências e rascunhos podem usar armazenamento do navegador. A clínica deve proteger equipamentos compartilhados e remover dados locais quando necessário. O encerramento da conta no servidor não elimina automaticamente cópias exportadas ou rascunhos nos dispositivos.

Documentos com link público. Os termos de consentimento enviados ao paciente usam endereço não adivinhável, com prazo de validade, renovável apenas por profissional autorizado da clínica. A visão pública não expõe CPF nem data de nascimento. A assinatura exige conferência de identidade contra o cadastro.

Segregação de ambiente. Acesso administrativo à infraestrutura por chave criptográfica, sem senha. Arquivos de configuração com segredo em permissão restrita.

Retenção de cópias de segurança, em camadas: as cópias diárias são conservadas por 30 dias; as mensais, por 12 meses; e as anuais, por 5 anos. É esse último prazo que define quando o dado desaparece por completo, e não os 30 dias.

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ANEXO III. Fornecedores e integrações

A tabela identifica fornecedores, finalidades e destinos de tratamento. Os fluxos opcionais dependem dos recursos contratados e habilitados pela clínica e seguem as condições de proteção de dados das cláusulas 8 e 9.

AgentMail e Workspace podem tratar dados por conta da clínica no limite das mensagens necessárias ao serviço; nas operações próprias de relacionamento da VittaMIND aplica-se o Aviso de Privacidade. Asaas processa a cobrança da assinatura no Brasil e pode atuar como controlador para obrigações próprias. Não recebe o prontuário para cobrar a assinatura. A qualificação desses fornecedores decorre do fluxo concreto, sem equiparar toda integração a suboperação.

III.1. WhatsApp e conexões da clínica

O canal oficial utiliza a WhatsApp Business Platform e as condições aplicáveis à conta conectada, incluindo regras de modelos, janelas de atendimento e tarifas exibidas. O canal por sessão pareada é uma integração não oficial, sujeita a desconexão, restrições e bloqueios. Em ambos, as mensagens transitam na infraestrutura do WhatsApp; o pareamento não dispensa bases legais, sigilo ou documentação do fluxo.

A clínica deve verificar o destinatário e limitar o conteúdo sensível ao necessário. O aceite de risco pelo administrador não cria contrato com a Meta, não supre mecanismo de transferência e não exonera a VittaMIND de seus atos. Integrações diretamente contratadas pela clínica exigem delimitação das responsabilidades de cada parte, mantendo os deveres da VittaMIND sobre a conexão e o tratamento sob sua atuação.

III.2. Atualização da lista

A lista está disponível na página Tratamento de dados. A VittaMIND deverá manter identificação do serviço, finalidade, categorias de dados, países ou alcance geográfico e condições de transferência para os fluxos efetivamente usados. Inclusão, substituição ou ampliação material seguem o aviso, a oposição fundamentada e o aceite quando exigido pelas cláusulas 8.3 e 16.2. A atualização da página não substitui essas comunicações.